Esistono diversi aspetti che definiscono un progetto:

  • occorre un motivo per iniziare un progetto;
  • il progetto ha una durata finita;
  • ci sono dei vincoli da rispettare.

Un progetto è un'associazione temporanea di persone che hanno un obiettivo comune. 

I motivi per cui un progetto fallisce sono tipicamente:

  • requisiti poco chiari;
  • mancanza di chiarezza;
  • tempi troppo stretti;
  • risorse allocate insufficienti;
  • scarsa comunicazione.

Il fatto che esista un progetto vuol dire anche che esistono degli interessi per farlo. Tutte queste persone che hanno interessi sulla buona riuscita del Progetto, sono note con il nome di "stakeholder".

Un progetto ha anche una sua gerarchia interna del personale e attraversa delle fasi ben precise:

  • Inizio (si fa il Business Plan, si definiscono gli obiettivi, si fa un'dea del budget e si selezionano i fornitori, si seleziona il PM e si mette insieme il team di progetto)
  • Analisi e definizione dei requisiti
  • Progettazione architetturale (tecnologie e strumenti da usare)
  • Sviluppo
  • Testing
  • Messa in produzione
  • Chiusura del progetto (riunioni finali, deallocazione delle risorse)

Gli obiettivi di un progetto devono  essere SMART:

  • Specifici
  • Misurabili (è stato raggiunto o meno l'obiettivo ? )
  • individuati con Accordo tra le parti in causa
  • Realistici
  • Temporalmente definiti

Per Project Management si intende l'insieme delle competenze, degli strumenti, delle conoscenze e delle tecniche per progettare e organizzare le attività che derivano dalla definizione del requisiti e che hanno come obiettivo finale quello di produrre l'output desiderato.

Un progetto è costituito da una serie di attività che hanno lo scopo di produrre un output ben preciso. Non è pensabile un progetto di durata infinita a budget infinito. Un progetto di successo costituisce un bilanciamento tra questi aspetti:

  • il cliente
  • il fornitore
  • il tempo

Un progetto può essere classificato in base a vari attributi che possono essere o no usati per definirlo:

  • attività generale (ricerca, formazione, servizio pubblco, ...)
  • disciplina
  • budget allcoato
  • livello di rischio
  • area di responsabilità
  • cliente
  • livello di sicurezza dell'informazione trattata
Alto rischio -> Maggiore complessità e quindi costi elevati

La struttura dei ruoli di un progetto di solito viene definita nella fase di Inizio, è di solitò sarà più snella per i progetti di piccole dimensioni e più ricca e gerarchizzata per quelli di grandi dimensioni.

Il primo passo da compiere è quello della compilazione di una matrice di assegnazione delle responsabilità, in cui si chiaramente evidenziato chi è responsabile, chi deve essere consultato, chi informato e chi ha la responsabilità economica:

  • sulle colonne le varie persone o ruoli
    • Sponsor
    • Project Manager (responsabilità operativa, rispetto dei tempi e costi)
    • Client Project Manager (analizza con il cliente i requisiti di business, organizza demo)
    • Project Management Office (gruppo di analisti che supporta il PM)
    • Team Leader (gestisce un gruppo di persone che ha l'obiettivo di realizzare una specifica attività)
    • Project Accountant ( colui che gestisce l'aspetto finanziario del progetto)
    • Program Manager (persona resonsabile di un gruppo di progetti)
    • Portfolio Manager ( persona che gestisce l'intero portfolio progetti di un'organizzazione, è colui che decide se a senso proseguire su un certo progetto o gruppi di progetti)
    • Team Member (fa parte del gruppo di persone che si occupano di realizzare gli obiettivi del progetto)
    • Anlista
  • sulle righe i vari dliverables
    • file di gestione (verbali=riunioni, matrice di responsabilità, elenco degli stakeholders, analisi di rischio, Progress Report=stato avanzamento lavori)
    • file di progetto (Gannt, Business Case=motivazione di business per il progetto)
    • file di fase (un file per ogni fase specifica)
    • file di qualità (documenti sui controlli di qualità)
    • file specilistici (documentazione tecnica)
  • in ogni cella la responsabilità ruolo-deliverable
    • A: approva deliverable
    • R: rilascia un feedback
    • C: crea il deliverable
    • I: fornisce gli input
    • N: viene informato dell'emissione del deliverable
    • M: gestisce il deliverable

L'obiettivo della matrice è quello di esprimere chi fa cosa.

Un progetto è un'occasione di crescita, perchè permete di acquisire nuove competenze, sfruttare nuovi mercati, entrare in contatto con professionisti e valutare nuove possibilità di business. 

L'ouput di un progetto può essere un nuovo prodotto o servizio. Un progetto portato a termine con successo può aprire la strada a un proficuo e duraturo rapporto tra cliente e fornitore.

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