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Il primo passo per la pianificazione dei tempi di progetto è la pianificazione delle attività necessarie a produrre i deliverable (il consegnabile) pattuiti con il cliente.

Le attività vengono prima individuate in macroaree, o fasi, e poi scomposte fino ad arrivare all'unità di lavoro elementare che viene allocata al singolo membro del team. Inoltre bisogna individuare le dipendenze tra le varie attività.

Inoltre, in pianificazione vige una regola tipica del calcolo massivo parallelo e cioè "parallelizzare tutto il parallelizzabile". Se si riesce a far lavorare più persone contemporaneamente si comprime la durata totale del progetto e si diminuiscono i rischi, a patto di coordinare bene il lavoro.

Uno degli output della fase di pianificazione è la Work Breakdown Structure (WBS) che consiste in un albero gerarchico che rappresenta la scomposizione del lavoro nelle singole attività. Il livello di suddivisione più basso della struttura prende il nome di Work Package, deve essere accompagnato da:

  • nome indicativo o sigla
  • responsabile dell'attività
  • committente
  • costo
  • input richiesti
  • output previsti
  • tempi
  • attività

 Nel caso di progetti Europei il Work Package rappresenta solo l'unità elementare di lavoro che spesso viene assegnata al singolo partner.

Altra cosa la WBS non mostra le dipendenze.

Diagramma di Gantt

E' costruito in modo tale da mostrare la durata delle attività nel tempo. Il nome deriva da quello del suo ideatore.

Lungo l'asse verticale troviamo le singole attività, mentre lungo l'asse orizzontale i tempi di progetto.

Ogni attività viene indicata con una barra che inizia nel punto dell'asse orizzontale che corrisponde alla data di inizio del progetto, finisce nel punto corrispondente e ha una lunghezza pari a tante unità di tempo quanto è la sua durata.

Le attività vengono disposte nel diagramma nella sequenza temporale prevista del progetto.

In genere sul diagramma si è soliti indicare con dei rombi che hanno durata nulla le milestone, cioè punti che rappresentano momenti importanti, spesso coinciedenti con la consegna di uno o più deliverable.

Talvolta si usano nel diagramma le cosiddette "Attività amaca" o sommarie, che rappresentano il raggruppamento di più attività in una.

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