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Nonostante tutta la cura che possiamo mettere per gestire il progetto, per rispettare i tempi e i costi, per seguire le indicazioni del cliente, esisteranno sempre variabili che sfuggiranno al nostro controllo.

Per questo il Project Manager non deve farsi trovare impreparato dall'insorgere del cal cambiamento e deve prevederlo e anticiparlo quanto più possibile. 

La prima cosa che deve essere chiara sono le dipendenze del progetto (asset), cioè quegli elementi che il progetto necessita per il suo corretto funzionamento.

Un asset è qualsiasi cosa, persona, software o altro, dalla cui esistenza e dal cui corretto comportamento dipende l'esito del progetto. Ovviamente non tutti gli asset avranno lo stesso valore.

Esempio:

l'attività da svolgere prevede la partecipazione di due figure professionali, una delle quali facilmente reperibile sul mercato e facilmente sostituirle e l'altra altamente specializzata e difficilmente rimpiazzabile, è chiaro che il valore del secondo asset è superiore al primo, in quanto il rischio associato alla sua perdita è superiore. Per diminuire l'impatto di un tale rischio, potrei decidere di spendere soldi addizionali per attuare delle contromisure. Per esempio potrei decidere di assumere un'ulteriore persona, da impiegare nel progetto, che metterò accanto allo specialista allo scopo di formarla e quindi prenderne il posto in caso di necessità.

Un rischio, è caratterizzato dalla presenza simultanea dei successivi elementi:

  • Un asset da cui dipende l'esito di un'attività di progetto;
  • Un potenziale pericolo, la cui occorrenza può attentare all'esistenza o al corretto funzionamento dell'asset.
  • Una vulnerabiltà, che indica una debolezza del progetto.
  • Delle possibili contromisure che hanno l'obiettivo di ridurre l'impatto o la probabilità di un determinato pericolo. Possono essere:
    • preventive
    • dissuasive: servono a dissuadere un eventuale attaccante
    • palliative: cercano di diminuire l'impatto di un pericolo
    • rivelatrici: atte a rivelare prima possibile l'esistenza del pericolo
    • protettrici: che tendono a eliminare o diminuire le vulnerabilità

Una volta determinati gli asset, si passa a elencare i potenziali pericoli, insieme a una valutazione dell'impatto e della frequenza. Noto il pericolo, si analizzano le possibili contromisure e si selezionano quelle ritenute più appropriate. Le scelte che vengono operate in questa fase portano a:

  • evitare il rischio
  • ridurre il rischio
  • accettare il rischio: magari perchè la probabilità è bassa oppure non impatta più di tanto sul progetto
  • trasferire il rischio: esempio si accende un'assicurazione

L'obiettivo del Risk Management è quello di identificare il maggior numero possibile di rischi di progetto e ridurli a un livello considerato accettabile.

Viene considerato rischio anche il verificarsi di un'opportunità, per quanto normalmente ci si concentri sull'accezione negativa del termine, perchè è quella che, tipicamente causa problemi al progetto.

Si parla di rischio puro, quel rischio che può causare solo effetti negativi, mentre rischio speculativo quello che può essere origine sia di perdite che di opportunità.

I rischi di progetto sono normalmente suddivisi in:

  • rischi interni: sono quelli che ricadono nel dominio di controllo del team di progetto, esempio l'utilizzo di un tool di sviluppo
  • rischi esterni: sono quelli che non sono assolutamente sotto il controllo del progetto, esempio l'aumento del costo dei pc

L'identificazione dei rischi si basa in gran parte su esperienza e best practices:

  • Interviste
  • Giudizio di esperti
  • Brainstorming: ognuno parla esprimendo il proprio parere
  • Checklist
  • Analisi "What-if": Cosa accadrebbe se?...
  • Analisi SWOT: Strength (punti di forza), Weakness (debolezza), Opportunity (opportunità), Threat (minacce). Obiettivo di questa analisi è far emergere questi quattro aspetti del progetto, per dedurne i rischi potenziali.

 

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